5 cose da evitare quando si organizza l’agenda appuntamenti medici

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5 cose da evitare quando si organizza l’agenda appuntamenti medici

Organizzare in modo efficiente agenda appuntamenti medici, semplifica i ritmi lavorativi e migliora il rapporto con i pazienti. Non sempre però è così scontato dedicare la giusta attenzione quando si devono gestire le richieste di molti pazienti, anche su più sedi.

Quali sono gli errori più comuni che si commettono nell’organizzazione dell’agenda appuntamenti medici?

1- Sovrapporre appuntamenti, appuntamenti annullati e sale d’attesa vuote

Tra i casi più comuni sicuramente la sovrapposizione di appuntamenti, gli appuntamenti annullati e le sale di attesa vuote sono  errori che creano disagio non solo al professionista, ma anche al paziente.

Che sia per un ritardo, un imprevisto o una disattenzione del paziente o del dottore queste sono situazioni che accadono più spesso di quanto si pensi. Che cosa se ne ottiene? Pazienti scontenti per tempi di attesa lunghi o professionisti con sale d’attesa vuote tra un appuntamento e l’altro.

2- Poca precisione per programmi a lungo periodo

Un’agenda medica cartacea non ha una consultazione veloce e non aiuta ad avere un’idea complessiva di un piano terapeutico di un paziente in pochi secondi. L’esigenza di programmare cicli di visite di uno o più pazienti e quindi prendere appuntamenti per lunghi periodi con una certa ciclicità potrebbe facilmente incorrere nella possibilità di commettere degli errori. Questo è sicuramente un fattore che mette a rischio il rispetto dei cicli di visite dei pazienti a discapito della terapia.

3- Inesattezza della disponibilità in più sedi

Se si lavora su più sedi con un numero di pazienti esiguo talvolta diventa faticoso poter gestire l’agenda medica. Potrebbe succedere dunque di prendere appuntamenti in sedi sbagliate o dimenticare di avvisare il cambio di sede ad un paziente. Il disagio principale resta quello di non possedere una visione completa delle proprie disponibilità in modo organizzato ed ordinato.

4- Dimenticare eventi, riunioni importanti e impegni personali

Anche questa volta hai dimenticato un riunione? Mentre stavi andando ad un meeting un paziente ti ha preceduto in studio? Appuntare riunioni ed eventi importanti in calendario oltre che a fungere da promemoria, aiuta ad organizzare al meglio gli appuntamenti dei pazienti senza spiacevoli inconvenienti.

5- Perdere o dimenticare l’agenda

I ritmi frenetici del quotidiano potrebbero contribuire all’aumento dello stress del professionista provocando un calo d’attenzione dello stesso anche nei piccoli gesti. Ad esempio, potrebbe capitare di dimenticare l’agenda appuntamenti medici a casa o addirittura in metropolitana, e così perderla.

Ciò comporterebbe al professionista e ai suoi pazienti, una perdita di informazioni di dati clinici e personali, compromettendo il percorso di cure e la privacy del paziente.

Come evitare questi errori?

La risposta sicuramente è quella di affidarsi alla digitalizzazione dei dati attraverso l’ausilio di un software medico cloud con agenda. 

L’agenda medica cloud è garanzia di ordine e precisione; dotata di sistemi di notifiche, quella di ArzaMed software medico, aiuta a non far sovrapporre appuntamenti medici segnalando la non disponibilità di un orario o operatore, così da suggerire l’errore commesso.

In pochi secondi si riesce ad avere un’idea complessiva degli appuntamenti grazie ad una visuale giornaliera, settimanale e mensile. Inoltre, in velocità è possibile consultare gli appuntamenti medici, passati e futuri, direttamente in cartella clinica.

L’aggiunta di note in calendario consente di appuntare impegni al di fuori della visita quali riunioni, congressi ed altro.

Nonché un software medico cloud come ArzaMed, permette di usufruire di un sistema di notifiche, con e-mail o SMS, per inviare automaticamente promemoria ai pazienti ed evitare che dimentichino l’appuntamento e la sala d’attesa resti vuota.

Ma il vero punto di forza è che un software medico cloud garantisce la sicurezza dei dati. Non è possibile perdere i dati come potrebbe accadere con un’agenda appuntamenti medici cartacea. 

L’agenda medica cloud ArzaMed può essere consultata e aggiornata da qualsiasi dispositivo connesso ad internet ovunque il professionista si trovi. 

E’ inverosimile pensare di poter perdere tutte le informazioni raccolte sui pazienti con un software medico cloud per studi medici.

Per cui l’errore più grande che si possa commettere è quello di non affidarsi ad un software medico cloud con agenda medica, soprattutto per la gestione dei dati clinici del paziente conforme al GDPR 2018.


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