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Appuntamenti mancati e ritardi. Problema del paziente o del centro medico?

Appuntamenti mancati e ritardi. Problema del paziente o del centro medico?

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Andrea Pari, fondatore di ArzaMed, spiega come ridurre del 43% gli appuntamenti no-show e del 23% gli appuntamenti disdetti.

Aiutando con la mia azienda studi, centri e poliambulatori a gestire al meglio la propria struttura, mi viene chiesto spesso qual è il problema principale che cerco di risolvere.

Anche se banale la risposta è sempre quella di cercare di prevedere e affrontare i no-show (appuntamenti mancati) e i ritardi dei pazienti. Questo problema da molti sottovalutato è più grande di quanto si possa immaginare.

Uno studio della Health Management Technology rivela che negli Stati Uniti gli appuntamenti mancati e i ritardi costano al sistema sanitario Americano più di $150 miliardi all’anno e ai singoli medici una media di $200 per fascia oraria inutilizzata.

Sfortunatamente non c’è uno studio dettagliato per lo scenario italiano, ma osservando la realtà non dovrebbe discostarsi affatto da questa proporzione.

D’altronde, che il paziente si presenti o meno, le attività mediche e le organizzazioni devono ugualmente pagare il proprio staff e le altre spese.

Non solo un problema economico, ma anche un problema di salute

Ma al di là delle implicazioni economiche, il mancato appuntamento ha un impatto diretto sulla salute degli individui.

Se il paziente non si presenta la continuità delle cure può essere compromessa così come l’efficacia dei farmaci, ad esempio, non può essere monitorata regolarmente.

Le malattie acute hanno maggiori probabilità di non essere curate e diventare croniche, comportando complicazioni. 

In breve, mancare un appuntamento può essere gravemente dannoso per la salute del paziente.

Uno studio recente condotto da Athenahealth su più di un milione di pazienti ha rivelato che il 70% delle persone che non riesce a rispettare il primo appuntamento con il proprio medico di base tende a non tornare più nello studio entro 18 mesi.

I soggetti anziani, le cui malattie hanno maggiori probabilità di diventare croniche, per assurdo, hanno la maggiore probabilità di non tornare negli studi dei loro medici.

Dato che la risorsa più importante nell’assistenza sanitaria è il tempo delle persone che si prendono cura del paziente, il problema degli appuntamenti mancati e dei ritardi è un problema sia del paziente, sia del centro medico.

Cosa abbiamo fatto per risolvere il problema

Con la nostra startup innovativa ArzaMed abbiamo passato gli ultimi 3 anni a cercare soluzioni concrete per diminuire il tasso di no-show. Le aree su cui abbiamo riscontrato un grande margine di miglioramento sono:

1. Migliorare la gestione del paziente con promemoria personalizzati

Per anni, il protocollo standard degli studi e centri medici è stato quello di effettuare “chiamate di sollecito” ai pazienti il ​​giorno prima degli appuntamenti. Naturalmente non tutte le attività fanno questo e in ogni caso molti pazienti non rispondono a queste chiamate. 

Abbiamo esaminato gli assistenti medici che facevano le chiamate di sollecito. Erano fatte nella maggior parte dei casi nel tardo pomeriggio quando gli assistenti erano più liberi. Il problema con ciò è che i pazienti a quell’ora, nella maggior parte dei casi, avevano già fatto piani per il giorno seguente, perdendo così l’appuntamento. 

Quando abbiamo capito questa situazione, abbiamo sviluppato un sistema automatizzato che avrebbe consentito di inviare dei promemoria di sollecito all’inizio della giornata e in momenti strategici, offrendo ai pazienti più tempo per modificare i loro programmi, se necessario, e ricordare loro l’importanza di presentarsi all’appuntamento.

2. Migliorare la gestione interna per evitare ritardi non dovuti dal paziente

Non sempre il ritardo o il mancato appuntamento “è colpa” del paziente. Spesso gli studi medici accumulano ritardi interni. Per risolvere questo problema abbiamo dovuto lavorare molto sul fornire gli strumenti adatti per consentire ai centri medici di avere una gestione fluida e snella.

Gli strumenti sviluppati sono:

  • L’agenda digitale di ArzaMed che consente di gestire in tempo reale gli appuntamenti e le disponibilità di medici e risorse su una o più sedi, completamente in digitale.
  • La cartella clinica in cloud di ArzaMed che consente di avere accesso in tempo reale ai dati clinici e anagrafici da qualsiasi dispositivo. È un vero e proprio archivio digitale della documentazione che ti permette di risparmiare tempo avendo lo storico dei pazienti a portata di click.
  • La gestione della fatturazione e della burocrazia integrata nel software ArzaMed. Questo ha permesso alle attività mediche di diminuire il tempo impiegato ad adempire le pratiche burocratiche concentrandosi sulla cura dei propri pazienti.

Il nostro software gestionale ArzaMed

Unendo gli elementi elencati nei due punti sopra è nato il nostro software per la gestione degli studi e centri medici e poliambulatori.

Ormai, ad oggi, 1873 operatori sanitari in Italia lo utilizzano e i risultati riscontrati da chi lo utilizza sono ottimi:

  • 43% in meno di appuntamenti mancati (no-show)
  • 25% in meno di appuntamenti disdetti
  • 20% in meno del tempo impiegato al telefono
  • 18% in meno del costo del front desk

Per scoprire ArzaMed, capirne i vantaggi e avere tutti i dettagli hai diritto ad una dimostrazione gratuita in cui un nostro assistenze ti mostrerà tutte le funzionalità e benefici del software.

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