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Smart working e l’archivio digitale: come archiviare la documentazione medica

Smart working e l’archivio digitale: come archiviare la documentazione medica

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Avere a disposizione tutti i documenti necessari quando si lavora da casa è indispensabile. Un archivio digitale è una marcia in più che permette di cercare le informazioni in tempi brevi e condividere gli stessi dati con altri operatori in luoghi differenti.

Ma come organizzare al meglio l’archivio documenti di uno studio medico?

Seguire alcune buone pratiche aiutano quotidianamente gli operatori sanitari a consultare in velocità i documenti ricercati come: referti, informative e consensi e fatture. Non tutte le realtà attualmente usufruiscono di un archivio digitale, per cui forniamo alcuni suggerimenti utili alle diverse scelte: archivio cartaceo e archivio digitale.

Come archiviare la documentazione medica

Avere delle regole comuni per la creazione, la conservazione e la consultazione di un documento è alla base dell’ordine di un archivio.

L’utilizzo di modelli standard univoci ed etichette riducono il tempo di creazione e di ricerca nel momento del bisogno.

Avere degli script per raccogliere le informazioni riduce il tempo di creazione del documento e crea coerenza.

Si consiglia di avere a disposizione delle copie di consensi, informative e schede anagrafiche che fanno da modello per la raccolta univoca delle informazioni del paziente.

Per consentire all’operatore di ricercare il documento in velocità è invece opportuno creare delle etichette che contraddistinguono i documenti.

In forma digitale si consiglia di nominare i file in modo coerente ( ad esempio: nome_paziente_prestazione_datavisita) oppure  affidarsi ad un software medico con archivio documenti sanitari più strutturato.

In questo caso ciò che crea differenza tra un archivio cartaceo o digitale è la ricerca del documento, il quale deve essere contraddistinto con etichette o nominato correttamente.

Ovvero è necessario creare un parametro di ricerca efficace che consenta all’operatore sanitario, dottore o medico di trovare il documento corretto al momento giusto.

Poter consultare la documentazione ovunque si voglia, è diventata sempre di più un’esigenza per gestire il lavoro da casa e in ambulatorio.

Come consultare referti, consensi, informative e fatture dei pazienti

Ogni documento ha un obbligo di conservazione e di conseguenza di possibile necessità di consultazione differente. Ad esempio, le fatture devono essere conservate per un periodo temporale di 10 anni; per cui avere un archivio idoneo è indispensabile. 

Un archivio digitale in cloud ad esempio, consente di poter archiviare un numero di documenti maggiore senza occupare spazio nel centro medico e ridurre il consumo di carta.

D’altro canto l’archivio fisico permette la conservazione dei documenti cartacei per un lungo periodo in condizioni idonee di conservazione. Sono sconsigliati i luoghi umidi per il deterioramento della carta.

In un’ottica di smart working l’archivio digitale consente di evitare il trasferimento di documenti cartacei da un luogo all’altro riducendo il rischio di perdere della documentazione importante e limitando la possibilità di provocare disordine nell’archivio.

Tutti i vantaggi di archiviare i documenti sanitari in cloud

Affidarsi ad un archivio digitale in cloud con l’utilizzo di un software medico come ArzaMed offre numerosi vantaggi per l’archiviazione dei  documenti, sia in caso di smart working sia se si lavora in ambulatorio come:

  • l’accessibilità ai dati agli operatori
  • l’uniformità dei documenti per paziente
  • la sicurezza dei dati 

Gli operatori sanitari, come specificato più volte, possono accedere all’archivio da qualsiasi luogo a seconda della necessità, con un dispositivo connesso ad internet.

Ciò elimina gli ostacoli fisici legati allo spazio, per cui è come se l’archivio fosse sempre a portata di click ovunque.

Inoltre, si limita la possibilità che estranei o non autorizzati, possano accedere alla documentazione. Ogni persona fa accesso con le proprie credenziali e visualizza solo ciò che autorizzato a consultare, modificare e gestire.

I documenti sanitari, grazie ai modelli, sono uniformi e coerenti. L’ordine è garantito da meccanismi di archiviazione automatizzati che permettono di raccogliere tutti documenti nella cartella del paziente e condividerli al bisogno.

Referti, consensi, informative e fatture sono organizzate e archiviate in modo ordinato ed univoco così da non creare confusione a colui che le ricerca riducendo anche i tempi di consultazione, modifica e gestione.

I documenti possono anche essere condivisi direttamente con il paziente per email, tramite sistemi di sicurezza, eliminando completamente l’uso della carta. 

ArzaMed software medico garantisce inoltre, sicurezza dei dati secondo l’attuale normativa vigente (GDPR 2018). I dati sono archiviati in cloud, protetti e salvati nel rispetto della privacy con backup giornalieri, in server nella Comunità Europea in sale dati blindate e monitorate per garantire sicurezza ed operatività.

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