Come evitare che i pazienti disdicano le visite

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Come evitare che i pazienti disdicano le visite

La relazione medico paziente è alla base non solo del profitto dello studio medico, ma anche al processo di guarigione e di cura.

Ogni paziente ha un modo personale di vivere questo rapporto: c’è chi vive il processo di cura diligentemente oppure chi fa molta fatica a seguire una routine farmacologica e a presentarsi agli appuntamenti. Questo oltre che a compromettere la relazione medico paziente influisce sull’andamento della gestione dell’ambulatorio.

Sono diversi i motivi per i quali un paziente non si presenta ad un appuntamento e non rispetta un ciclo di visite prestabilite. Alcune volte capita che disdicano in tempo altre invece, che il dottore aspetti invano il suo arrivo. Come evitare che i pazienti disdicano le visite? Quali sono le conseguenze di questo gesto? 

Perdere tempo e profitti

Un dottore di norma ha un limite massimo di appuntamenti a settimana e talvolta capita che si debba strutturare un’organizzazione di presa appuntamenti atta a ridurre al massimo i tempi di attesa. I ritmi sono scanditi esattamente per permettere al dottore di visitare più pazienti al giorno. Una buona gestione della segreteria medica ha l’obiettivo di gestire il tempo e le visite in modo ottimizzato. Ma non sempre un ottimo lavoro porta ai risultati sperati. Spesso la colpa è dei pazienti, i quali si presentano in ritardo o non si presentano agli appuntamenti creando dei tempi morti molto sconvenienti.

Quante volte capita che il paziente disdica o ritardi al primo appuntamento?  Se si è fortunati sull’anticipo del secondo si recupera del tempo, altrimenti è esattamente la situazione che influisce negativamente sull’ agenda medica della giornata.

Ottimo. Ragioniamo ora su quanti appuntamenti in media non vengono disdetti in anticipo per essere riorganizzati e moltiplichiamo per il costo della prestazione.

Non sono poi così pochi i profitti persi, o sbaglio? E’ proprio il caso di dire che “il tempo è denaro”!

Alcuni consigli per migliorare il comportamento dei tuoi pazienti

Adesso proviamo a suggerire come poter ridurre questa condizione di rischio nella relazione medico paziente.

Per prima cosa dovremmo fare un’analisi sui nostri pazienti con uno strumento che ci aiuti a registrare il comportamento in un medio lungo periodo.

Una volta ottenuto il quadro completo seguiranno una serie di azioni:

  • Richiamo: è buona pratica contattare telefonicamente qualche giorno prima i pazienti delle visite programmate per avere conferma della presenza all’appuntamento fissato. Questa pratica ha un impatto significativo per coloro i quali ad esempio, sono i pazienti della prima visita del giorno o hanno lunghi appuntamenti. Ciò consentirebbe in caso di disdetta di riprogrammare l’agenda medica in tempo utile.
  • Promemoria: ricordare l’appuntamento il giorno prima con SMS o e-mail fornisce un promemoria meno impegnativo, ma molto efficace. Un richiamo telefonico non sempre è sufficiente per alcune tipologie di pazienti. Ad esempio per un paziente diligente il richiamo telefonico potrebbe essere invadente.
  • Valutazione dello stato di gradimento: forse dovremmo ripensare anche su come il paziente percepisce e quindi valuta l’esperienza vissuta. Potremmo scoprire delle cose che non potevamo nemmeno immaginare.

Star dietro a tutte queste cose non sempre è facile e soprattutto c’è bisogno di tempo. Fortunatamente è possibile rivolgersi all’aiuto di alcuni software medici dotati di automatismi funzionali.

ArzaMed aiuta a monitorare il comportamento dei pazienti nello studio medico

ArzaMed è un software medico gestionale cloud che permette di gestire richiami, assegnare e programmare telefonate e monitorare lo stato automaticamente di ogni interazione tra paziente, medico e personale di segreteria.

Grazie ad automatismi riesce a non perdere alcuna informazione e a velocizzare le attività di follow up dei pazienti, nonché attraverso la funzione Telefonate permette di programmare i richiami tenendo traccia della tipologia di richiamo e dello stato, riducendo il margine d’errore della segreteria.

Il software medico cloud ArzaMed consente di memorizzare ogni passo del paziente per fornire una visione completa della sua esperienza con lo studio medico. Quanti appuntamenti, quante disdette e cancellazioni, quanti appuntamenti in sospeso.

Queste informazioni sono utili per capire lo stato del comportamento del paziente e programmare delle possibili azioni più strutturate per evitare appuntamenti disdetti senza preavviso.

ArzaMed predispone dell’invio di promemoria appuntamento e qualsiasi altra notifica per i pazienti con SMS (con l’acquisto di pacchetti a consumo) e per e-mail. Basta indicare il testo e il giorno per l’invio del promemoria e il paziente riceverà l’e-mail o SMS.

Ciò, oltre ad aiutare i pazienti nel ricordare giorno ed ora dell’appuntamento velocizza l’andamento dello studio, riducendo il lavoro della segreteria, migliorando la comunicazione con il paziente e l’organizzazione dell’agenda medica.

La personalizzazione dei testi per le e-mail e per gli SMS consentono di poter inviare dei questionari per la valutazione dello stato di gradimento dei pazienti per comprendere cosa pensano i pazienti dello studio medico.

Questi sono solo alcuni dei possibili aiuti che ArzaMed offre per ridurre la probabilità di disdire appuntamenti senza preavviso e ottimizzare i guadagni.

La Redazione


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By | 2019-07-22T17:19:06+01:00 26/02/2019|Blog, Consigli di Gestione|