La segreteria svolge un ruolo decisivo all’interno di uno studio medico o poliambulatorio determinando l’andamento dei ritmi di visita e la soddisfazione dei pazienti esattamente come per le prestazioni sanitarie dei dottori. Segretaria studio medico è l’immagine dello studio stesso e deve essere obbligatoriamente efficiente e attenta alle esigenze dei pazienti.
Quali sono i requisiti che deve possedere un impiegato dell’ufficio segreteria?
La segretaria o il segretario ideale è una persona puntuale, capace di rispondere alle domande, anche quelle inattese, dei pazienti ed è soprattutto al corrente di tutto l’andamento dello studio medico. Insomma, è quella persona che ha sempre una risposta pronta sia al telefono sia al front office.
È dotata di una forte propensione alla comunicazione interpersonale e ha uno spiccato problem solving per la gestione dei pazienti e degli imprevisti.
Ha conoscenze informatiche di base per apprendere ed usare il gestionale medico adottato dallo studio medico.
Che compiti svolge la segreteria di uno studio medico?
L’addetto alla segreteria di studio medico in una comune giornata lavorativa svolge diversi compiti per la gestione dello studio medico.
Si occupa dell’accoglienza dei pazienti e della gestione della sala d’attesa, occupandosi della lista degli appuntamenti e dei tempi d’attesa.
È responsabile della presa appuntamenti, gestendo l’organizzazione dell’agenda medica di uno o più dottori sapendo come rispondere al telefono in uno studio medico. Compila la cartella clinica del paziente organizzando anche gli esami, dove previsto. In alcuni casi, svolge anche compiti di tipo amministrativo e burocratico come l’emissione di fatture o l’ordine di materiali e medicine dai fornitori.
La segreteria è una figura, possiamo dire sempre più multitasking. Oggigiorno tutte le attività che svolge la segreteria vengono spesso gestite attraverso un software gestionale medico per ottimizzare le performance dello studio.
Come migliorare le prestazioni della segreteria di uno studio medico?
Lavorare in un ufficio segreteria di uno studio medico, abbiamo visto che non è per nulla semplice, ma si può certamente facilitare il lavoro attraverso i giusti strumenti digitali.
Spesso accadono imprevisti e problemi e ogni paziente ha una diversa necessità alla quale si deve dedicare il giusto tempo, riducendolo per altre mansioni.
Presi dalla mole di lavoro, succede che possa sfuggire qualche informazione e/o comunicazione, specialmente tra un cambio turno e l’altro.
Ad esempio, il dottore comunica che non sarà presente per qualche ora nel pomeriggio e l’addetto alla segreteria del turno mattutino dimentica di avvisare quello del turno pomeridiano o la comunicazione avviene con foglietti di carta che spesso vengono smarriti o con appunti in agenda per nulla chiari.
Insomma, non ci si deve meravigliare se sfuggono comunicazioni o telefonate da fare ai pazienti. Oppure il recente aggiornamento legato al consenso della privacy, quante cartelle cartacee devono essere aggiunte in archivio?
Altro caso è quello della gestione della fatturazione che senza alcun supporto specifico e molto facile incorrere in una serie di errori.
Affidarsi alla digitalizzazione e ad un supporto informatico con un software gestionale medico adatto, permette di aumentare le prestazioni della segreteria di uno studio medico, gestendo i dati pazienti sia anagrafici che clinici in maniera sicura ed efficiente.
ArzaMed, come aiuta la segreteria di uno studio medico?
L’uso di un’applicazione medica gestionale facilita il lavoro e aumenta le prestazioni dell’intero studio medico. La segreteria che fa uso di un software cloud come ArzaMed riduce esponenzialmente la possibilità di incorrere in errori per la gestione dello studio medico.
ArzaMed offre infatti, alcune funzionalità utili a velocizzare e a meccanizzare alcune mansioni dell’operatore facendo recuperare del tempo utile all’attenzione del paziente.
Innanzitutto, elabora un quadro completo della situazione in tempo reale nello studio medico indicando gli appuntamenti, le chiamate programmate, la disponibilità dei medici e le modifiche eseguite.
Dispone di un calendario che integra automaticamente le disponibilità dei medici per la prenotazioni visite, esami e ricoveri semplificando la gestione.
Organizza l’agenda medica evitando i 5 errori più comuni, aumenta il grado di precisione.
Velocizza la registrazione delle anagrafiche con pochi click con la lettura automatica della tessera sanitaria, e permette di digitalizzare l’informativa privacy, o qualsiasi altro documento che necessita di una firma grafometrica elettronica per un consenso.
Ottimizza le comunicazioni tra i diversi operatori con un sistema di messaggistica interna riducendo la possibilità di perdere informazioni importanti garantendo una comunicazione efficace ed efficiente.
Ha un sistema di fatturazione integrato e permette di inviare le spese sanitarie autonomamente al sistema di tessera sanitaria, di emettere fatture elettroniche, di esportare in formato xml e di avere un quadro completo dell’andamento dello studio medico sotto controllo giornalmente.
Il sistema di prenotazione online delle visite mediche consente di far risparmiare tempo al personale di segreteria. Tempo che può essere dedicato ad altre attività importanti per lo studio medico.
L’operatore non necessita di possedere grandi competenze informatiche perché il software gestionale medico ArzaMed è dotato di un’interfaccia semplice ed intuitiva adatta a chiunque.