Conservazione a norma delle fatture sanitarie: cosa devono fare dottori, medici e poliambulatori
In questo ultimo periodo abbiamo parlato molto dell’ultima introduzione burocratica che a partire da gennaio 2019 sarà obbligatoria per ogni professionista privato o partita iva: la fatturazione elettronica.
Brevemente vediamo quali punti abbiamo già visto e argomentato su questo blog:
- Cos’è la fattura elettronica per medici
- Cosa cambierà nelle strutture ambulatoriali e studi medici con la efattura
- Come gestire la marca da bollo digitale fatture elettroniche per prestazioni sanitarie
Oggi ci concentriamo invece su di un altro adempimento obbligatorio legato alla fatturazione elettronica in ambito medico: la conservazione a norma delle fatture sanitarie. Come avviene tutt’ora, le fatture emesse e ricevute devono per legge essere conservate per almeno 10 anni, adempimento che si poteva gestire in maniera completamente autonoma e senza regole precise. Molti le gestivano direttamente nel proprio studio medico o in una stanza apposita del poliambulatorio adibita ad archivio.
Addio faldoni, addio pile di carta, addio “Non trovo più quella fattura del fornitore del 2009 che ancora…”
Il Mef con la Legge di Bilancio introduce invece una procedura molto precisa per la conservazione sostitutiva delle fatture contenenti prestazioni sanitarie. Le efatture dovranno quindi essere conservate a norma, ovvero secondo una serie di regole, che vedremo all’interno di questo articolo.
Come si conserva a norma una fattura elettronica sanitaria?
Innanzitutto le fatture elettroniche devono essere rintracciabili per nome, codice fiscale e Nr. di Partita Iva. Inoltre per essere considerate archiviate in maniera corretta devono contenere la data di emissione ”opponibile a terzi”, ovvero una data certa non contestabile in alcun caso. Tale data è la data che viene riportata in fattura. Non sono quindi valide a fini conservativi, altre date come quella di firma digitale o di invio.
La firma digitale con marca temporale sarà il prossimo argomento che tratteremo su questo blog riguardo la nuova normativa per la fatturazione medica.
Entro quando deve essere conservata a norma la fattura elettronica sanitaria?
Anche in questo caso il decreto legge è molto preciso sul periodo entro il quale si devono conservare a norma le fatture sanitarie elettroniche; l’archiviazione deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza di presentazione della Dichiarazione dei redditi annuale. All’interno della stessa verrà indicato il sistema adottato per la conservazione sostitutiva delle fatture, in maniera tale che l’Agenzia dell’Entrate sappia dove consultare i documenti per eventuali verifiche e controlli fiscali.
Chi può conservare le fatture elettroniche?
ArzaMed prevede come servizio incluso nella gestione delle fatture elettroniche anche la conservazione a norma, grazie all’appoggio di un partner certificato AGID. Infatti per gestire la conservazione a norma sono state selezionate solo alcune aziende che rispettano le indicazioni del Ministero.
Ogni produttore di software offre la propria soluzione. Con ArzaMed abbiamo deciso di dare la possibilità di scegliere due soluzioni, una di base in cui il servizio si ferma successivamente all’emissione delle fatture in formato xml e una completa dove tutto il flusso della fatturazione elettronica attivo e passivo inlusa la conservazione digitale per 10 anni viene gestita all’interno di ArzaMed in maniera automatizzata.
Resta solo decidere se guadagnare tempo e non pensare più a nulla una volta emessa la fattura oppure se gestire passaggio per passaggio tutte le lunghe fasi della nuova normativa.
Se hai deciso di semplificare la vita a te stesso e ai tuoi collaboratori, vai alla pagina dedicata alla fatturazione elettronica di ArzaMed: Fatturazione Sanitaria Elettronica