Conservazione a norma delle fatture sanitarie: cosa devono fare dottori, medici e poliambulatori
In questo ultimo periodo abbiamo parlato molto dell’ultima introduzione burocratica che a partire da gennaio 2019 sarà obbligatoria per ogni professionista privato o partita iva: la fatturazione elettronica.
Brevemente vediamo quali punti abbiamo già visto e argomentato su questo blog:
- Cos’è la fattura elettronica per medici
- Cosa cambierà nelle strutture ambulatoriali e studi medici con la efattura
- Come gestire la marca da bollo digitale fatture elettroniche per prestazioni sanitarie
Oggi ci concentriamo invece su di un altro adempimento obbligatorio legato alla fatturazione elettronica in ambito medico: la conservazione a norma delle fatture sanitarie. Come avviene tutt’ora, le fatture emesse e ricevute devono per legge essere conservate per almeno 10 anni. Adempimento che si poteva gestire in maniera completamente autonoma e senza regole precise. Fino ad ora. Molti infatti le gestivano direttamente nel proprio studio medico o in una stanza apposita del poliambulatorio adibita ad archivio.
Addio faldoni, addio pile di carta, addio “Non trovo più quella fattura del fornitore del 2009 che ancora…”
Il Mef con la Legge di Bilancio introduce invece una procedura molto precisa per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Le efatture dovranno quindi essere conservate a norma, ovvero secondo una serie di regole, che vedremo all’interno di questo articolo.
Come si conserva a norma una fattura elettronica sanitaria?
Per considerarsi a norma la procedura di conservazione deve garantire che i documenti elettronici archiviati abbiamo i seguenti requisiti: autenticità, inntegrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Ovvero deve essere certo che il documento conservato sia quello originale, completo e inalterato, senza alcuna modifica successiva. Il documento informatico deve essere rintracciabile e disponibile per la consultazione per nome, codice fiscale e nr. di Partita Iva e le informazioni in esso contenute sono leggibili e fruibili in qualsiasi momento.
Inoltre per essere considerate archiviate in maniera corretta devono contenere la data di emissione ”opponibile a terzi”, ovvero una data certa non contestabile in alcun caso. Tale data è la data che viene riportata in fattura. Non sono quindi valide a fini conservativi, altre date come quella di firma digitale o di invio.
La fattura elettronica poi deve contenere la firma digitale con marca temporale, elemento che assicura l’integrità e la leggibilità del contenuto e l’autenticità dell’emittente.
Per riassumente il processo di conservazione prevede quindi, 5 passaggi:
- Emissione di un file XML;
- Firma digitale della e-fattura;
- Indicizzazione dei dati principali a fini di ricerca;
- Creazione di un lotto di conservazione per un determinato periodo, con fatture ordinate cronologicamente e per periodo di imposta;
- Archiviazione del lotto di conservazione: per ogni lotto il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità.
Entro quando deve essere conservata a norma la fattura elettronica sanitaria?
Anche in questo caso il decreto legge è molto preciso sul periodo entro il quale si devono conservare a norma le fatture sanitarie elettroniche; l’archiviazione deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza di presentazione della Dichiarazione dei redditi annuale. All’interno della stessa verrà indicato il sistema adottato per la conservazione sostitutiva delle fatture, in maniera tale che l’Agenzia dell’Entrate sappia dove consultare i documenti per eventuali verifiche e controlli fiscali.
Chi può conservare le fatture elettroniche?
ArzaMed prevede come servizio incluso nella gestione delle fatture elettroniche anche la conservazione a norma, grazie all’appoggio di un partner certificato AGID. Infatti per gestire la conservazione a norma sono state selezionate solo alcune aziende che rispettano le indicazioni del Ministero.
In Fatture e Corrispettivi, piattaforma dell’Agenzia delle Entrate è stato messo a disposizione un servizio gratuito che garantisce la conservazione elettronica delle fatture, nel rispetto del D.M. 17.6.2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo IVA. Questo servizio può essere utilizzato anche se il professionista sanitario chiude la partita IVA, perchè la conservazione della fattura elettronica è assicurata dall’Agenzia delle Entrate per 15 anni.
Ogni produttore di software offre la propria soluzione. Con ArzaMed abbiamo deciso di dare la possibilità di scegliere due soluzioni, una di base in cui il servizio si ferma successivamente all’emissione delle fatture in formato xml e una completa dove tutto il flusso della fatturazione elettronica attivo e passivo inlusa la conservazione digitale per 10 anni viene gestita all’interno di ArzaMed in maniera automatizzata.
Resta solo decidere se guadagnare tempo e non pensare più a nulla una volta emessa la fattura oppure se gestire passaggio per passaggio tutte le lunghe fasi della nuova normativa.
Se hai deciso di semplificare la vita a te stesso e ai tuoi collaboratori, vai alla pagina dedicata alla fatturazione elettronica di ArzaMed: Fatturazione Sanitaria Elettronica