La gestione pazienti negli studi medici e poliambulatori privati è l’attività principale, ma sicuramente anche la più difficile dal punto di vista tecnico e organizzativo.
La chiave del successo è puntare a costruire un sistema efficiente ed efficace di gestione delle attività. Ma come fare?
Ecco 11 consigli da mettere in pratica per sviluppare al meglio un centro medico: si tratta di aspetti da non sottovalutare e da tenere sempre presente quando si vuole gestire un studio sia esso di piccole o di grandi dimensioni.
L’accoglienza dei pazienti in ambulatorio
L’accoglienza del paziente è importantissima, essendo il primo approccio che si ha con una persona, ed è un impatto che coinvolge i cinque sensi.
Appena entrati è rassicurante che si respiri una profumazione neutra che infondi relax e sicurezza.
Il design e l’illuminazione sono altresì importanti: devono essere armonici per forma e colorazione.
L’addetto alla prima accoglienza deve mostrarsi educato, sorridente e adottare una postura che indichi disponibilità. Deve curare il tono di voce (che sia chiaro, caldo e rassicurante) e gestire il rapporto con l’interlocutore al meglio.
Un strumento in più è quello di fornire articoli di cortesia, come acqua e snack, da offrire durante l’attesa.
Se vuoi approfondire, abbiamo realizzato un articolo su come rendere la sala d’attesa più accogliente, leggilo qui.
La cura del paziente
Prendersi cura del paziente sotto ogni punto di vista è imprescindibile e necessario.
Oltre a garantirgli un servizio mirato, dovete tener conto delle sue peculiarità, mostrando i vostri tratti professionali e tecnici, evidenziando altre importanti skills, in particolare l’empatia.
In un periodo in cui la telemedicina e le prenotazioni via web sono in forte aumento, i medici devono imparare anche una nuova competenza: la gestione pazienti online.
La privacy e sicurezza nella gestione dei dati dei pazienti
Studi medici e poliambulatori devono garantire la sicurezza e la privacy dei dati del paziente, in particolare di quelli sanitari.
È necessario formarsi su questi argomenti, preparare la giusta documentazione (informative privacy, registro dei trattamenti, ecc.) e utilizzare strumenti di gestione dei dati conformi con il GDPR come ArzaMed.
La gestione dei feedback dei pazienti
Un paziente soddisfatto determina la soddisfazione personale del medico. È una sensazione incomparabile ma quando si gestisce un centro medico i feedback acquistano un’importanza maggiore.
Con l’avvento di internet e il crescente utilizzo dei social anche gli studi medici detengono un loro spazio ed è qui che i pazienti scrivono le loro esperienze.
Trattateli con cura e invitateli a compilare un questionario di soddisfazione a seguito della visita lasciando la possibilità di fornire degli eventuali spunti di miglioramento.
Una sapiente gestione dei feedback dei pazienti vi renderà consapevoli e più rinomati sul territorio e accrescerà il passaparola.
La gestione e l’organizzazione dell’equipe
Il complesso di medici e personale amministrativo che fanno parte del centro è ciò che fa la differenza.
È fondamentale che ognuno di loro sia altamente qualificato e specializzato ma che sia anche dinamico, intraprendente e propenso alla collaborazione.
Utilizzando un software gestione pazienti è più semplice tenere organizzato un team di lavoro.
La gestione del paziente condivisa tra più medici
Quando un paziente si rivolge a uno specialista, potrebbe necessitare di controlli approfonditi o di valutazioni di altre figure mediche. È opportuno che il medico che si è occupato del paziente sappia delegare ulteriori visite a colleghi validi, culminando in un lavoro d’equipe.
Naturalmente, per fare ciò, è necessario dotarsi di strumenti di gestione del paziente con un approccio multidisciplinare e che consentono la condivisione della cartella clinica.
Gli strumenti: il programma di gestione dei pazienti
Chi lavora in piccolo studio medico o in grande poliambulatorio deve possedere, non solo le competenze tecniche, organizzative e mediche, ma anche dei validi strumenti di gestione paziente.
Tra gli strumenti rientrano apparecchiature digitali e software adeguati per poter gestire l’intero flusso del paziente, compresa l’analisi dei dati.
Veniamo nello specifico le principali caratteristiche che deve avere un programma gestione pazienti:
- agenda medica, fondamentale per gestire le disponibilità, segnare gli appuntamenti e gestire perfettamente la giornata lavorativa;
- prenotazione online, collegata all’agenda medica, permette allo studio di essere aperto 24 ore su 24 e 7 giorni su 7;
- cartella clinica digitale e refertazione medica;
- invio notifiche, mediante SMS e email, per ricordare al paziente l’appuntamento in programma e per il ringraziamento post visita, al quale potrete allegare un sistema di valutazione. Rientrano tra queste i richiami periodici, atti al monitoraggio dello stato di salute del paziente ma anche valida tecnica per l’aspetto marketing;
- fatturazione sanitaria ed elettronica, necessaria dal punto di vista legislativo;
- invio dei dati al sistema di tessera sanitaria, altro adempimento obbligatorio che ha subito diverse novità negli ultimi periodi;
- raccolta e analisi dei dati.
Le attività di marketing sanitario
Nell’ottica di una corretta gestione del paziente le strategie di marketing medico sono molto importanti per i centri medici.
Tramite queste è possibile individuare condizioni e necessità di pazienti e potenziali tali, improntando un sistema di servizi adeguati.
L’importanza della formazione e l’aggiornamento
Essere dei professionisti richiede un costante aggiornamento, soprattutto nell’ambito medico. Ogni giorno si scoprono nuove patologie e nuovi trattamenti, oltre che attrezzature sempre più efficienti e high tech.
Mai sottrarsi a corsi di formazione e aggiornamento se si vuole stare al passo con i tempi e gestire al meglio il rapporto con i pazienti.
La gestione delle normative
Un centro medico deve possedere i requisiti necessari per essere conforme alle norme vigenti per l’igiene, relativi standard sanitari, impianti elettrici e prevenzione antincendio e antinfortunistica.
La gestione del tempo e l’organizzazione
In conclusione, scandendo e definendo le tempistiche di visite, trattamenti e operazioni, riuscirete ad organizzare sapientemente la giornata e il lavoro da espletare.
Ma per farlo è necessario seguire alcuni passi e dotarsi di strumenti di gestione paziente completi ed efficaci, come il software medico ArzaMed.
Se vuoi scoprire come ArzaMed ti può aiutare a gestire dalla A alla Z l’intero flusso di lavoro di un studio medico e poliambulatorio, contattaci.
