Lavorare insieme e meglio: gestire il poliambulatorio con un software medico

Home » Blog » Consigli di Gestione » Lavorare insieme e meglio: gestire il poliambulatorio con un software medico
  • gestionale medico per poliambulatori

Lavorare insieme e meglio: gestire il poliambulatorio con un software medico

Lavorare in un team numeroso è una grossa sfida, richiede molta collaborazione e fiducia reciproca. Nelle realtà poliambulatoriali lavorano ogni giorno almeno 10 persone tra medici, dottori e operatori con l’obiettivo di soddisfare i bisogni del paziente offrendo servizi diagnostici e terapeutici di alta qualità. Capiamo bene da questa prima osservazione che sia necessario per non creare disagi, rispettare un’organizzazione univoca ed efficiente. Ma siamo sicuri che sia così semplice?

I problemi gestionali per poliambulatori privati

In un poliambulatorio ognuno svolge una funzione differente dall’altro, ma in stretta connessione tra loro condividendo gli obiettivi del centro medico. È un sistema a catena che necessita di un’ottimizzazione del lavoro per raggiungere gli obiettivi nei tempi prestabiliti.

Ma cosa succede in poliambulatorio? Capiamo meglio analizzando questo esempio di una giornata “tipo” in un poliambulatorio dal punto di vista del paziente, del medico e della segretaria.

Paolo chiama il suo poliambulatorio di fiducia e prenota una visita cardiologica con il Dr. Rossi per giovedì alle 11.00, secondo le disponibilità suggerite dalla segretaria. Come ogni volta, prima di ogni visita, prepara la cartellina con la sua anamnesi, e si presenta in poliambulatorio con qualche minuto di anticipo. La segretaria lo accoglie e invita Paolo ad accomodarsi in sala d’attesa. Dopo circa un’ora di attesa finalmente, il Dr. Rossi visita Paolo e decidono in base alle sue richieste di provare una nuova terapia. Consultando la sua cartella il Dr. Rossi fa notare a Paolo la mancanza di un referto. Il Dr. Rossi cerca sul computer il referto, ne trova una copia in una cartella del paziente, chiama in segreteria per una stampa, ed infine riesce a restituirlo a Paolo. In base all’intera anamnesi decide di cambiare terapia a Paolo e di  proporne una meno invasiva. Paolo alle ore 13.00 termina la sua visita cardiologica. Passando in segreteria nota la sala di attesa molto piena, e pensa che alla fine oggi la sua giornata non è andata così male: ha una nuova terapia e finalmente la sua attesa è terminata. Il giorno dopo, Paolo va a lavoro e al momento di assumere la terapia prescritta non ricorda la quantità di farmaco che il medico gli ha cambiato nell’ultima visita. Non ha con sé nessun documento e quindi chiama il Dr. Rossi per avere una risposta certa. Il medico non ricorda precisamente Paolo e non essendo in poliambulatorio non gli è possibile controllare la sua cartella clinica. Paolo è costretto a raccontare di nuovo la sua storia clinica e il Dr. Rossi, dopo 10 minuti di conversazione riesce a fornire l’informazione richiesta. Paolo è stanco di aspettare e dimenticare le cose.”

Ogni paziente ha un comportamento diverso: c’è il paziente attento e meticoloso, quello smemorato che non si presenta agli appuntamenti, quello che necessita di un empatia relazionale maggiore da parte degli operatori sanitari e quello super impegnato che non vuole aspettare delle ore per una visita. Ognuno di loro ha una propria storia clinica e privata, con diversi bisogni.

Paolo è il paziente, smemorato, preso da tanti impegni, stanco di aspettare tempi lunghi di attesa e risposta.

La gestione ottimizzata dell’agenda per appuntamenti medici

Il personale medico gestendo un numero elevato di pazienti ogni giorno, non riesce a dedicare l’attenzione necessaria ad ognuna delle loro singole esigenze. Ciò che fa è quello di ottimizzare al meglio la gestione del ciclo pazienti in stretta collaborazione con l’amministrazione. Questa collaborazione come abbiamo visto nell’esempio non sempre è funzionale. Il motivo dei tempi lunghi di attesa nelle sale dei poliambulatori  privati spesso sono legati a delle dimenticanze e gestioni di tempi sommari che non corrispondono a quelli effettivi.

La gestione dell’agenda per appuntamenti medici in maniera cartacea o con strumenti non adatti, genera problemi che, con l’uso di un unico gestionale medico per poliambulatori non ci sarebbero.

La segretaria dell’esempio, in base alle disponibilità, ha fissato un appuntamento ad un paziente, ignorando che il Dr. Verdi avrebbe esercitato in precedenza nella stessa stanza del Dr. Rossi occupandola per un periodo più lungo, facendo ritardare così le visite successive. Il Dr. Verdi contemporaneamente aveva dimenticato di avvisare la segretaria del suo ritardo, penalizzando così il Dr. Rossi. Tutto questo, perchè entrambi i dottori non avevano accesso all’agenda per appuntamenti medici e le  comunicazioni interne avvenivano in maniera cartacea o per e-mail.

Ebbene questi sono esempi di problemi che molto spesso capitano e, nonostante siano cose risolvibili, sono anche quei meccanismi che all’interno della catena di lavoro in un poliambulatorio, creano disagi. Per evitare tutto ciò è necessario intervenire sulla gestione dell’agenda per appuntamenti medici nel modo più efficace e veloce, senza complicare il lavoro con continui confronti tra raccolta dati in cartaceo o su altri strumenti.

Accesso alle informazioni del paziente a portata di mano

È comune che i medici esercitano su più sedi e l’uso di materiali cartacei o cartelle pazienti non consultabili da sedi differenti creano diversi disagi, che sia per una dimenticanza del paziente o del medico.

I pazienti si fidano molto dei loro medici/dottori e come dimostrano i dati della ricerca Censis «Il medico pilastro del buon Servizio sanitario», il medico ed il paziente collaborano nel prendere decisioni nel 58% dei casi.

Il dottore ovviamente, gestisce un numero di pazienti così elevato che spesso non ha il tempo necessario per dedicare a tutti l’attenzione che vorrebbe.  

Ad esempio il Dr. Rossi  oltre ad un ritardo dei tempi di visita, ha avuto alcuni problemi nel reperire le informazioni del paziente sia durante la visita che fuori dal poliambulatorio.

L’uso di un gestionale medico per poliambulatori potrebbe ovviare a questo problema. Possedere delle cartelle cliniche digitali consultabili in qualsiasi momento da tutti i dispositivi ridurrebbe notevolmente i tempi di lavoro e, permetterebbe di gestire molti più pazienti senza il timore di dimenticare alcuna informazione.

Software poliambulatorio: come migliorare il lavoro con un gestionale medico per poliambulatori

Per quanto si disponga di un personale specializzato e professionale spesso per accorciare i tempi e migliorare la qualità del lavoro bisogna affidarsi al supporto di un gestionale medico per poliambulatori.

Il software poliambulatorio è un programma gestionale per centri medici di piccole, medie e grandi dimensioni, attraverso il quale si ha una completa gestione medica, organizzativa e amministrativa. Un software poliambulatorio integrato aiuta quindi, a migliorare la quotidianità lavorativa dei medici e/o dottori, la segreteria e  l’ufficio amministrazione.

ArzaMed è un software gestionale per poliambulatori medici cloud ed efficiente che consente di gestire facilmente ed intuitivamente tutte le attività di programmazione, prenotazione, accettazione, erogazione e refertazione di qualsiasi prestazione ambulatoriale. Permette un monitoraggio continuo mediante grafici ed esportazioni in fogli di calcolo di: fatturato, prestazioni eseguite e prenotazioni. Permette inoltre al medico/dottore di creare cartelle cliniche pazienti con dati anagrafici, storico accessi e piano appuntamenti, anamnesi, facilitando la consultazione delle informazioni riguardo la storia medica del paziente senza dimenticare nulla.

Il gestionale per poliambulatori ArzaMed comprende un’agenda per appuntamenti medici con ricerca automatica basata su filtri per disponibilità medico/sedi/ambulatori limitando notevolmente i margini di errore per le prenotazioni.

Disponendo di un software poliambulatorio il medico e il dottore hanno la possibilità di digitalizzare i documenti del paziente grazie all’acquisizione di immagini e file direttamente in cartella clinica, stampare referti e relazioni precompilate con i dati del paziente avendo tempo da dedicare alla loro relazione con il paziente. Anche gli onorari medici vengono calcolati automaticamente grazie alla creazione di listini prezzi dinamici che tengo conto di differenti quote.

La scelta di adottare un unico strumento per la gestione dei poliambulatori oltre che alleggerire il lavoro a tutto il team, garantisce una crescita costante del sistema di qualità offerto. Se non ci credete, provate ad inviare un indice di gradimento ai vostri pazienti per SMS o e-mail direttamente dal vostro nuovo gestionale per poliambulatori medici.

Chissà quale potrebbe essere l’esperienza di Paolo con un poliambulatorio dotato di un gestionale medico!


Desideri gestire il tuo poliambulatorio con un software medico cloud?

Scopri ArzaMed software poliambulatorio e richiedi una DEMO.