- ArzaMed S.r.l, con sede legale in Rimini (RN), Via Briolini, 15, P. IVA 04392080406 (in seguito “Titolare”), in persona del legale rappresentante pro tempore, in qualità di TITOLARE DEL TRATTAMENTO, La informa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito “GDPR”) in merito
al trattamento di dati personali effettuati nella fase di dimostrazione gratuita del Software Gestionale.
1. Oggetto del trattamento
In una prima fase i prospect sono acquisiti tramite form presente sul sito (per il quale è presente una apposita informativa), oppure tramite mail, telefono o richieste via WhatsApp. Una volta accettata l’offerta per la licenza di utilizzo di ArzaMed, in qualità di Titolare Le chiederemo una serie di dati per gli adempimenti contrattuali e di fatturazione, al fine di dare esecuzione al rapporto commerciale in essere fra le Parti. Inoltre, La seguiremo in una prima fase di setup ed attivazione del Software, oltre che di
formazione, con condivisione dello schermo da remoto, utilizzando strumenti di video conferencing.
2. Finalità del trattamento e base giuridica
In fase di acquisizione di nuovi lead sono richiesti dati anagrafici, mail e telefono per dare esecuzione alla richiesta di demo (si veda per un approfondimento la informativa “richiesta demo), o più in generale per ricevere un preventivo o altre informazioni riguardanti il gestionale ArzaMed. Una volta acquisito il lead vengono richiesti i classici dati di fatturazione per la gestione amministrativa e fiscale del contratto sulla base del relativo obbligo contrattuale e di legge, quest’ultimo relativo agli adempimenti contabili.
Per quanto riguarda la fase di setup, invece, i Clienti condividono lo schermo per essere assistiti ma si precisa che Arzamed non registra nulla della sessione. Si procede quindi alla creazione dell’account: viene preparato l’ambiente di demo; poi viene fissato l’appuntamento con un operatore Arzamed unitamente al modulo d’ordine. In seguito, viene effettuata la procedura di set-up con invio e-mail; il Cliente accede come amministratore di equipe e il tutto viene settato con un operatore di Arzamed
(tramite Google Meet con account Business e data center in UE); in quella fase non sono ancora inclusi i dati sanitari del Titolare Cliente, avendo per la prima volta accesso al gestionale solo in occasione del setup. Segue una sessione di formazione su Google Meet da parte di personale di ArzaMed, ma in quella sede non vengono mai mostrati dati di paziente ma solo dati fittizi. Queste attività sono legittime sempre sulla base dell’esecuzione del contratto fra le parti che prevede anche una fase di setup, assistenza e formazione, oltre che la licenza del software.
3. Integrazione con i servizi API di Google e trattamento dei dati di Google Calendar
Il software Arzamed offre una funzionalità di sincronizzazione con Google Calendar, che richiede l’accesso ad alcuni dati dell’account Google dell’utente. L’utilizzo di questa funzionalità è facoltativo e soggetto al consenso esplicito dell’utente, che autorizza l’applicazione ad accedere ai propri dati tramite il framework di autenticazione e autorizzazione di Google. In conformità con la Google API Services User Data Policy , di seguito si descrive in modo trasparente come la nostra applicazione accede, utilizza, archivia e condivide i dati utente di Google.
4. Dati di Google a cui si accede (Data Accessed)
L’applicazione, previa autorizzazione dell’utente, accede esclusivamente ai seguenti tipi di dati associati a Google Calendar, nel rispetto del principio di minimizzazione:
Nome e cognome dell’utente associato all’account Google.
Dati degli eventi del calendario, quali: titolo dell’evento (es. visita), descrizione della prestazione, data e ora di inizio e fine.
Dati identificativi dell’utente che crea l’evento sul calendario.
Non viene richiesto l’accesso a informazioni non strettamente necessarie per l’implementazione della funzionalità di sincronizzazione del calendario.
5. Utilizzo dei dati di Google (Data Usage)
I dati utente di Google a cui si accede sono utilizzati esclusivamente per la seguente finalità, che costituisce la funzionalità principale visibile all’utente all’interno dell’applicazione:
Sincronizzazione bidirezionale del calendario: i dati vengono letti e scritti per mantenere allineati gli appuntamenti tra il gestionale Arzamed e il Google Calendar dell’utente.
Questo permette all’utente di visualizzare e gestire i propri impegni professionali da entrambe le piattaforme.
L’uso dei dati è limitato a fornire e migliorare questa specifica funzionalità rivolta all’utente. I dati non vengono utilizzati per scopi secondari, come pubblicità, analisi di mercato o determinazione del merito creditizio.
6. Condivisione dei dati di Google (Data Sharing)
I dati utente di Google non vengono venduti, trasferiti o distribuiti a terze parti per finalità di marketing, pubblicità o rivendita di informazioni. La condivisione dei dati è limitata a quanto strettamente necessario per l’erogazione del servizio. Nello specifico, i dati sono ospitati sull’infrastruttura cloud di Amazon Web
Services (AWS), che agisce in qualità di nostro fornitore di servizi (sub-responsabile del trattamento), vincolato da specifici accordi sulla protezione dei dati e tenuto a trattare le informazioni secondo le nostre istruzioni e in conformità con la normativa applicabile.
7. Archiviazione e protezione dei dati di Google (Data Storage & Protection)
Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati utente di Google da accessi, usi, perdite o divulgazioni non autorizzati, sia durante la trasmissione che in fase di archiviazione. Oltre alle misure di sicurezza fornite da Google, le nostre pratiche includono:
Autenticazione a due fattori per l’accesso ai sistemi.
● Crittografia dei dati in transito (protocolli TLS/SSL).
● Sistemi di gestione dei log e di rilevamento delle intrusioni (Intrusion Detection System & Firewall).
● Procedure di backup periodico per garantire la resilienza e la disponibilità dei dati.
8. Conservazione e cancellazione dei dati di Google (Data Retention & Deletion):
I dati personali provenienti dalla sincronizzazione con Google Calendar, inclusi dati anagrafici, di contatto e dati particolari (relativi agli appuntamenti), sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale.
In caso di interruzione del rapporto, tali dati verranno conservati per un periodo massimo
di 6 mesi, al fine di consentire all’utente un’eventuale portabilità verso altri fornitori, dopodiché saranno cancellati in modo sicuro. L’utente ha il diritto di richiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati. Tale richiesta può essere esercitata tramite i canali indicati nella sezione “Modalità di esercizio dei diritti” della presente informativa. La revoca del consenso alla sincronizzazione comporterà l’interruzione dell’accesso ai dati di Google Calendar da parte dell’applicazione.
9. Natura del conferimento dei dati
Il Trattamento dei dati personali che sono rilasciati dal Cliente durante queste fasi è necessario per poter erogare i servizi contrattuali concordati. In assenza di tali dati non potremo garantire la prestazione richiesta.
10. Accesso ai dati
I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità indicate:
− ai dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati del trattamento;
− alla piattaforma di programmazione degli appuntamenti, per fissare la sessione;
− alla piattaforma esterna utilizzata per la video call durante la sessione di demo, con data center in UE. Si ricorda che Google aderisce alle clausole contrattuali standard e al Data Privacy Framework come garanzia per il trasferimento dei dati
− il Commercialista per gli adempimenti di natura fiscale e contabile;
− il Sistema di fatturazione elettronica.
Comunicazione di dati
Il Titolare non comunica dati a terzi, nel corso della propria attività contrattuale, se non a responsabili
esterni debitamente nominati e indicati sopra.
11. Conservazione dei dati
Tutti i dati personali conferiti saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza e proporzionalità, solo con le modalità, informatiche e telematiche, strettamente necessarie per perseguire le finalità sopra descritte. Si precisa che non ci sono sessioni di setup o formazione registrate; quindi, nessun dato viene conservato in quella sede. Mentre per i dati personali relativi ad obblighi di natura contrattuale e fiscale i dati sono conservati fino a 10 anni dalla conclusione del contratto tra le Parti.
12. Diritti dell’interessato
In ogni momento Lei potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE 2016/679, i diritti riconosciuti all’interessato. Avrà sempre il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni indicate nell’art. 15 GDPR. Inoltre, Le è riconosciuto il diritto di ottenere la rettifica, la cancellazione e la limitazione al trattamento dei Suoi dati personali in possesso del Titolare, nonché ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti. Infine, Le è riconosciuta la possibilità di opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto, nonché di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato Membro in cui risiede/lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.
13. Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti contattando il Titolare al seguente indirizzo e-mail:
info@arzamed.com