Promemoria e richiami, perché sono così importanti per la corretta gestione di un studio medico?
Uno degli obiettivi più importanti della segreteria di un centro medico e di un poliambulatorio è quello di riuscire a migliorare tutte le procedure di amministrazione e gestione.
Fra queste la più delicata in assoluto, perché ha effetto diretto sui pazienti, è la gestione dell’agenda medica.
La segreteria deve avere sotto controllo il ciclo di gestione del paziente: dal contatto telefonico alla prenotazione online, dall’invio di promemoria dell’appuntamento all’accettazione, dall’invio di notifiche post-visita ai richiami telefonici.
È fondamentale riuscire ad organizzare al meglio tutte le operazioni per rendere più efficace lo studio medico e in questo articolo proponiamo 11 consigli su come gestire al meglio le attività connesse ai pazienti.
Ma vediamo nello specifico come una corretta gestione dei promemoria e dei richiami migliori l’efficienza di un centro medico.
Promemoria ai pazienti: perché è importante ricordare un appuntamento?
Purtroppo non sempre le persone ricordano le proprie visite, soprattutto se sono state fissate con settimane di anticipo.
È necessario fare in modo che non saltino gli appuntamenti o si presentino in ritardo, perché ciò potrebbe essere un problema per lo studio medico ma anche per i pazienti.
In primo luogo è necessario tenere presente che gli appuntamenti vengono presi in modo da incastrarsi perfettamente nell’agenda medica: un ritardo complicherebbe la gestione della giornata, mentre un paziente che non si presenta non può essere sostituito.
Per i pazienti è essenziale ricordare gli appuntamenti dal medico in modo da poter seguire correttamente il proprio percorso terapeutico.
In che modo ricordare gli appuntamenti a pazienti in maniera efficace?
Una gestione “manuale” dei promemoria appuntamenti può essere un’operazione molto gravosa per la segreteria tanto da assorbire tutta la giornata di lavoro.
Il personale dello studio rischierebbe di passare ore ed ore intento ad inviare email, fare telefonate di promemoria, cancellare o spostare gli appuntamenti in agenda.
Riuscire a gestire i promemoria in modo automatico permette di liberare tempo per gli impiegati ed accertarsi che tutti i pazienti siano avvisati tempestivamente.
Programmando l’invio di notifiche via email e/o SMS sarà possibile limitare la percentuale di appuntamenti saltati in modo rilevante (in questo articolo abbiamo parlato di come evitare che i pazienti disdicano gli appuntamenti).
Quando è meglio ricordare gli appuntamenti ai propri pazienti?
È necessario prima di tutto precisare che il promemoria deve essere sempre inviato, questo per evitare che il paziente (sia esso un vecchio paziente o uno nuovo) salti un appuntamento.
Ci sono varie teorie sul momento migliore per ricordare una visita e molto dipende da quanto tempo prima è stato fissato un appuntamento.
Partiamo dal presupposto che è meglio abbondare con le comunicazioni e inviarle con diversi giorni di anticipo, in modo da poter avere il tempo e la possibilità di coprire il buco in agenda in caso di disdetta del paziente.
Un esempio di tempistiche di invio di promemoria potrebbe essere:
- 3 / 4 settimane prima dell’appuntamento;
- 1 / 2 giorni prima;
- il giorno dell’appuntamento qualche ora prima.
In questo modo saremo sicuri che il paziente possa avere tutti gli strumenti per ricordare l’appuntamento.
Con il Software Medico ArzaMed puoi programmare in maniera automatica tutti i promemoria che ritieni necessari.
Che cos’è un richiamo e perché dovrebbe essere fatto?
Una corretta gestione dei richiami permette a studi medici e poliambulatori di mantenere i contatti con i propri pazienti.
I richiami sono, inoltre, importanti per rafforzare il legame tra medico e assistito: mantenere una corretta comunicazione con il paziente serve a far aumentare la sua confidenza. Ciò è molto importante perché il rapporto tra medico e paziente si deve basare sulla fiducia.
I richiami sono fondamentali anche per aumentare gli appuntamenti e riempire l’agenda e gestire i pazienti in modo tale da non rischiare di perderli.
Quali sono i vantaggi dei richiami periodici per uno studio medico?
I vantaggi di uno studio medico nell’organizzare un processo ben definito di attività di richiamo sono innumerevoli:
- monitorare in maniera continuativa lo salute dei pazienti;
- ridurre le disdette e le visite mancate;
- aumentare il numero di appuntamenti presenti in agenda e di conseguenza le entrate dello studio;
- creare un legame con i pazienti;
- risvegliare l’attenzione di quelli che hanno abbandonato lo studio.
Come effettuare richiami verso i pazienti dormienti
Un paziente dormiente è una persona che non frequenta più lo studio da diversi mesi (6 o più mesi).
Con una buona strategia di richiami è possibile “risvegliare” questi pazienti e portarli a fissare un nuovo appuntamento.
Grazie al Software Gestionale ArzaMed puoi creare delle liste di pazienti che vuoi contattare in base a criteri specifici.
Questo ti consente di programmare dei richiami per fissare una visita di controllo o più semplicemente per promuovere campagne di prevenzione o altre attività atte a coinvolgere nuovamente i pazienti dormienti.
Con ArzaMed puoi gestire tutte le attività telefoniche con i pazienti, gestendo i richiami, assegnando compiti specifici agli utenti che se ne dovranno occupare.
Se vuoi scoprire come ArzaMed ti può aiutare nella gestione di promemoria e richiami, contattaci.
