Come gestire il lavoro da casa: smart working per gli ambulatori e studi medici

Nell’attuale situazione di emergenza di Covid-19 per la tutela della salute del lavoratore molte aziende si sono affidate allo smart working: telelavoro o lavoro agile.

Questa tipologia di lavoro, digitale e completamente da casa, è stata adottata anche da molti studi medici e ambulatori che nelle ultime settimane hanno dovuto chiudere e/o limitare le proprie attività alle emergenze.

Ma come medici, dottori e operatori sanitari stanno svolgendo il telelavoro in queste settimane?

Qui alcuni consigli su come affrontare il lavoro agevolato per dottori, medici, operatori sanitari e amministrativi.

1. Organizzare l’ambulatorio/studio a casa

In un unico concetto: sii digital!

Facciamo una lista delle attività da svolgere e capiamo come la tecnologia può diventare nostra alleata.

  1. Organizziamo meeting con la propria equipe, confrontiamoci con i pazienti e sviluppiamo un programma di lavoro quotidiano.
  2. Ragioniamo per obiettivi, scandiamo le ore di lavoro con attività diverse e piccole pause, definiamo il nostro spazio di lavoro staccandolo dal resto della casa.
  3. Creiamo in camera da letto o in soggiorno la nostra piccola segreteria medica oppure il nostro studio per ricevere (in video chiamata) i nostri pazienti.

Basta non perdere la concentrazione, raggiungere piccoli obiettivi quotidiani e responsabilità dei risultati.

E’ indispensabile anche confrontarsi con gli strumenti di cui si dispone e comprendere come utilizzarli al meglio per agevolare il lavoro da casa. Una connessione internet, un computer ed uno smartphone, sono strumenti sufficienti per organizzare tutto al meglio.

2. Usare strumenti di fiducia

La tecnologia ci sostiene ed è lo strumento più versatile al quale potessimo mai affidarci: avere accesso ai dati dell’ambulatorio e gestire i dati dei pazienti in alcuni casi è possibile anche da casa.

Le applicazioni in cloud consentono di svolgere il lavoro ovunque si voglia. Gli ambulatori medici, che già si sono affidati alla tecnologia cloud, possono gestire i dati e le informazioni dei pazienti come in studio anche presso i propri domicili a distanza.

E molti medici e dottori non potendo incontrare i pazienti in studio offrono consulenze ai pazienti con videochiamate. Basti pensare alle numerosissime attività gratuite promosse da psicologi e psicoterapeuti italiani e non, per garantire supporto psicologico ai cittadini e agli operatori sanitari coinvolti nell’emergenza.

Tra gli strumenti più utilizzati ricordiamo alcuni servizi gratuiti come Skype, Google Hangouts e Whatsapp che permettono di comunicare oltre che con i pazienti anche con i collaboratori; possono essere applicati in modo pratico anche per il coordinamento tra le equipe.

Un cosa a cui porre attenzione in questi casi è la sicurezza dei dati. Sicuramente è il momento adatto per osare e sperimentare, ma ricordate che si stanno gestendo dei dati ed è bene verificare sempre con una ricerca attenta se adatti alla gestione degli stessi.

3. Come ArzaMed supporta a fronteggiare l’emergenza Covid-19

In questo paragrafo invece, abbiamo modo di indicarvi alcune strategie utili di utilizzo delle funzionalità di ArzaMed per gestire il lavoro e l’equipe da casa: 

  1. Telefonate: è possibile programmare ed assegnare telefonate/compiti agli utenti, quindi organizzare attività, impostare follow up e avere traccia di quello che si è detto o si dovrà dire durante la chiamata. Il tutto tracciato all’interno dell’equipe in maniera da comprendere se il compito è stato eseguito o meno.
  2. Notifiche al paziente: possono essere inviate notifiche SMS o per Email al paziente in modo automatizzato per posticipare gli appuntamenti o riprogrammarli.
  3. Cartella Clinica Elettronica: è possibile consultare i dati anagrafici e clinici dei pazienti, emettere certificati e archiviare documenti o immagini che i pazienti possono inviarci.
  4. Export: per eseguire analisi riguardo alle fatture, acquisti, prestazioni e pazienti. Per un controllo dell’andamento del centro medico anche a distanza.
  5. Accesso multi utente: ogni operatore, medico e dottore del centro possiede il proprio accesso e può gestire, consultare e modificare i dati contemporaneamente.

Abbiamo raccolto alcuni esempi di come medici, dottori ed operatori della nostra community attualmente stanno utilizzando queste risorse per gestire il lavoro dello studio medico da casa.

Segreteria – Organizzazione appuntamenti

Tra le prime necessità di cui ci hanno parlato c’è stata la riprogrammazione degli appuntamenti. Gli addetti alla segreteria in questo periodo devono fronteggiare velocemente la programmazione degli appuntamenti in base alle priorità e devono annullare tutti gli appuntamenti che non corrispondono a emergenza come indicato dalle direttive ministeriali, oppure proporre, lì dove possibile, consulti online.

L’agenda di ArzaMed permette di organizzare liste d’attesa appuntamenti e spostare facilmente con pochi clic gli appuntamenti. L’operatore per cui può assegnare a se stesso e ai suoi collaboratori i richiami per ricontattare i pazienti a termine del periodo di blocco di attività. Ad esempio, la personalizzazione dei testi delle notifiche pazienti consente di inviare un promemoria automatizzato di disdetta dell’appuntamento.

Gestione clinica – Terapie e consulenza online

Oppure, la gestione di cambi terapie e/o controlli possono essere organizzati con il supporto di strumenti di videochiamate in quanto i dati clinici, la cartella clinica, sono sempre visibili allo specialista per cui può gestire il tutto anche a distanza. Si possono infatti generare nuovi referti o consultare quelli di altri specialisti (ad esempio inviati per email dal paziente) e poi allegare in cartella clinica per conservare il tutto.

Amministrazione e controllo

Gli amministrativi invece, in questo periodo stanno effettuando numerosi controlli riguardo il fatturato o altre tipologie di dati, per fronteggiare il periodo e magari implementare alcune strategie per una previsione del fatturato.

Smart working – Gestione dell’Equipe

Tutti gli operatori, medici e dottori con un’applicazione medica cloud possono collaborare tra loro, confrontarsi, messaggiare e rivalutare insieme le strategie di lavoro quotidianamente coordinandosi e facendo affidamento ad uno strumento che gli sta consentendo di monitorare azioni e lavoro da casa.

Cosa puoi fare tu?

La sanità sta vivendo un periodo in cui più che mai deve preservare la tutela della comunicazione con i pazienti e gli operatori.

A tal proposito, invitiamo gli specialisti e gli amministratori che utilizzano ArzaMed a condividere le best practices che stanno adottando in questo periodo per la gestione dello smart working, a tutta la community di ArzaMed scrivendoci a info@arzamed.com.

Invece, per coloro che attualmente non utilizzano ArzaMed, ma vorrebbero conoscere il nostro software e adottarlo come nuovo strumento di lavoro possono fare Richiesta Demo. Ricordiamo che la dimostrazione del software medico avverrà da remoto. 


Contattaci a info@arzamed.com oppure Richiedi una Demo per visionare il nostro software medico.