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Come organizzare la segreteria dello studio medico in smart working

Come organizzare la segreteria dello studio medico in smart working

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Anche la sanità privata nelle ultime settimane ha dovuto riorganizzare le attività dello studio a favore dello smart working per continuare a svolgere i propri compiti lavorando da casa.

Ma com’è possibile organizzare una segreteria di uno studio medico da casa?

Stiliamo dunque una lista delle mansioni più comuni svolte dagli addetti alla segreteria medica:

  • accogliere i pazienti;
  • organizzare gli appuntamenti medici;
  • coordinare la logistica dello studio (contatti con i fornitori, organizzare le disponibilità dei medici e degli ambulatori, ecc..);
  • attività amministrative.

Questi sono solo alcuni dei compiti che quotidianamente segretari/e svolgono negli ambulatori, ma che in un contesto di smart working possono essere riorganizzate al meglio anche da remoto.

Gestione del paziente: programmazione appuntamento ed accoglienza 

L’addetto alla segreteria è il primo punto di riferimento del paziente nel centro medico, è quello che lo accoglie, lo accompagna nel suo percorso di cure ed è disponibile a rispondere con la giusta attenzione alle sue domande.

Caratteristiche costanti indispensabili anche in caso di lavoro agile per la segreteria medica.

  • Telefono e chiamate ai pazienti
    Il telefono, non potendo presenziare in ambulatorio, è fondamentale per comunicare con il paziente sia per l’organizzazione sia per accompagnarlo nel suo percorso di cure.
    Molti degli studi medici che stanno fornendo servizi a distanza hanno deciso di adottare il trasferimento delle chiamate ricevute sul numero dello studio a un mobile aziendale dotando gli addetti al front office di telefoni aziendali. Ciò ha facilitato gli operatori della segreteria nella ri organizzazione dell’agenda medica, rispondendo alle richieste dei pazienti, in seguito alla chiusura degli ambulatori, e riprogrammando o disdicendo gli appuntamenti fissati precedentemente dando priorità a quelli urgenti.
  • Agenda medica e organizzazione
    L’aiuto di un’agenda medica digitale disponibile in cloud, come quella di ArzaMed, consente di poter gestire gli appuntamenti e le disponibilità dei medici accedendo ovunque. La reperibilità dei dati nel tempo è indispensabile per una riorganizzazione dell’agenda: un archivio pazienti aggiornato ed ordinato completamente in cloud lo permette facilmente.
    Sicuramente se attualmente non si sta utilizzando un’agenda medica digitale si consiglia di valutare la possibilità di adozione.

Gestione dei compiti: assegnare telefonate e compiti da svolgere

Per organizzare la giornata lavorativa è indispensabile organizzare i compiti da svolgere in giornata.

Si consiglia dunque, di creare una lista con le diverse attività da terminare e scandire i diversi tempi di esecuzione. Cercare di rispettare una scaletta, dove possibile, aiuta ad essere più efficienti e concentrati.

Tra le diverse funzioni disponibili offerte dai software gestionali medici c’è la possibilità di organizzare anche i compiti da svolgere.

ArzaMed ad esempio, permette di organizzare ed assegnare anche ad altri operatori delle telefonate da svolgere e gli utenti possono indicare l’attività come risolta o da risolvere.

Questo permette al team di lavoro di comprendere le attività svolte da altri e prendere in carico delle proprie nei tempi assegnati.

La gestione di filtri nei compiti e tra gli operati offre la possibilità di scegliere esattamente cosa e come monitorare.

Si possono programmare richiami futuri nella sezione dedicata, oppure mettere in lista d’ attesa gli appuntamenti e programmare ricoveri.

Nonché poter organizzare gli appuntamenti correttamente con l’aiuto di notifiche di errore in base alle disponibilità degli specialisti o la lista d’attesa per gli appuntamenti non urgenti.

Anche la parte amministrativa contabile può essere gestita e controllata a distanza. 

Export e lista dei pagamenti possono essere visionati anche quotidianamente per un controllo dell’andamento dello studio.

Gestione del team: comunicare con i collaboratori e gli specialisti a distanza

Coordinazione e confronto sono fondamentali per raggiungere i risultati quando si lavora in team.

La segreteria medica è il soggetto al quale viene affidato il maggior numero di deleghe da parte dei responsabili. 

Impare a delegare è infatti indispensabile per il lavoro della segreteria medica in smart working ancor di più che in ambulatorio.

Spesso si tende a caricarsi di lavoro senza soffermarsi sul fatto che molte delle mansioni che si svolgono possono essere delegate.

Per capire cosa e come delegare suggeriamo di stilare l’elenco delle attività che svolgiamo ed associare ad esse una persona del team che ha le competenze per poterle svolgere. A questo punto, quelle vuote saranno quelle di cui farsi carico mentre le altre associate sono quelle da delegare.

Organizzate le attività resta la parte più delicata, ovvero, quelle delle relazioni.

Come coordinare il team dello studio medico a distanza?

Oltre ad alcuni strumenti quali email, videochiamate per organizzare riunioni oppure gruppi di messaggistica è possibile comunicare tra operatori anche con l’uso di software medici come ArzaMed.

Un software medico cloud consente numerosi vantaggi in termine di comunicazione del team come ad esempio:

  • ogni utente può svolgere dei compiti in base alle mansioni assegnate (l’importanza delle deleghe);
  • il calendario è condiviso con tutti gli utenti e oltre gli appuntamenti ed i ricoveri si possono programmare delle note da utilizzare per le riunioni;
  • è possibile notificare attività agli utenti;
  • è disponibile una chat interna per gli utenti.

Una serie di strumenti disponibili presenti in un’unica soluzione adatta alla gestione dello studio medico da casa.

Le attività e le modifiche vengono registrate e gli utenti sanno esattamente chi ha eseguito le ultime modifiche delle attività.

La comunicazione e la coordinazione del team con gli strumenti adatti seguirà un processo naturale, esattamente come in ambulatorio, anche da casa.

La segreteria medica potrà dunque gestire le attività quotidiane non venendo meno delle responsabilità assegnate e prestando il loro servizio ai pazienti digitalizzando le comunicazioni.

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