La segretaria/o per uno studio medico è una figura molto importante: è la persona che organizza le diverse attività dello studio medico e poliambulatorio.
Accoglie i pazienti, si occupa di gestire gli appuntamenti, dispone la documentazione necessaria per le pratiche amministrative, risponde al telefono e si occupa dell’invio dei promemoria delle visite. Queste sono solo alcune delle mansioni.
Quali sono i compiti di una segretaria di studio medico e a cosa fare attenzione quando se ne assume una?
Segretaria di studio medico, le mansioni
Quali sono le mansioni che la segretaria deve portare avanti ogni giorno per migliorare le attività dell’ambulatorio medico? Ecco qui una lista di principali compiti che può variare da come è organizzato lo studio medico.
La segretaria accoglie i pazienti
La segretaria è il primo punto di riferimento per i pazienti: aggiorna le disponibilità dei medici, organizza l’agenda degli appuntamenti e supporta il medico nella gestione delle cartelle cliniche.
Accogliere i pazienti significa anche capire le esigenze e rispondere immediatamente se non serve l’intervento medico. Offre informazioni sui servizi specifici disponibili nello studio, orari e prezzi delle prestazioni.
La digitalizzazione dello studio medico consente di semplificare e velocizzare tutte queste attività aiutando la segretaria a rispondere in maniera più tempestiva alla richieste dei pazienti.
La segretaria organizza i documenti dei pazienti
Cartelle cliniche, referti, fatture: tutto deve essere in ordine. Così il medico può lavorare senza problemi e con tutte le informazioni del paziente a portata di mano. La segretaria dello studio medico dovrà essere responsabile della gestione della documentazione presente nell’ambulatorio.
Si occupa delle attività di segreteria dello studio medico
Come qualsiasi segretaria, chi opera nello studio medico deve organizzare l’agenda dei medici, rispondere al telefono e alle mail, tenere la documentazione in ordine, ottimizzare l’afflusso dei pazienti facendosi aiutare da un software gestionale medico per avere tutto sotto controllo.
La segretaria gestisce le attività più amministrative
La segretaria deve gestire le attività connesse alla fatturazione e alla contabilità, deve gestire i pagamenti, gli acquisti e le bollette.
Per questa attività è importante che la segretaria conosca bene gli strumenti informatici e avere conoscenze sulla normativa in ambito fiscale e sanitario.
La segretaria gestisce le comunicazione con i pazienti
Alla segretaria spesso viene chiesto anche di gestire le attività di comunicazione con i pazienti. Per esempio la gestione dei richiami per fissare delle visite di controllo, oppure l’invio dei promemoria degli appuntamenti.
Quest’ultima azione è molto importante per ridurre le disdette e gli appuntamenti mancati.
La segretaria a volte può seguire anche le attività di marketing sanitario per accrescere il numero di pazienti.
La segretaria organizza l’archivio dello studio
Il personale di segreteria deve gestire l’archivio documentale dello studio, cartaceo e/o digitale, secondo gli standard del GDPR della privacy.
La gestione digitale dell’archivio, attraverso per esempio un software medico, consente di semplificare tutta questa attività. Consente di rispondere più velocemente alla richieste dei pazienti che desiderano avere copia della propria cartella clinica o l’invio di una fattura persa.
Segretaria di studio medico privato: skill, competenze e requisiti
Quali sono le competenze e i requisiti che una segretaria di studio medico privato dovrebbe avere e che andrebbero richieste in fase di colloquio? Il diploma – meglio se a indirizzo amministrativo – o un corso professionalizzante sono sufficienti per una segretaria di studio medico.
Quali sono le skill che non possono mancare?
Problem solving e multitasking
Una segretaria di studio medico deve essere in grado di gestire più compiti alla volta e di rispondere prontamente ai problemi che si possono presentare nell’ambito dello studio medico.
Capacità relazionali e interpersonali
Chi opera in uno studio medico privato sa bene quanto è complicato gestire i pazienti. Questa incombenza va affidata alla segretaria. Così il medico ha la serenità per effettuare diagnosi ed esami specialistici privati.
Le capacità relazionali e interpersonali sono fondamentali per migliorare il servizio dello studio. Non deve sostituire i medici, ma almeno deve comprendere le richieste dei pazienti.
Competenze amministrative e di settore
La gestione amministrativa è interamente affidata alla segretaria, che deve avere a che fare anche con il commercialista di fiducia dello studio. In più, oltre a gestire le entrate e le uscite, la segretaria deve informarsi su quelle che sono le novità in ambito medico.
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